אוטומציה עסקית – מה זה ולמה זה חשוב?

שיווק חשוב לעסק שלכם.
מובן מאליו? כנראה..
אבל הלקוחות שלנו לא מפסיקים להתפתח ואיתם גם מגוון הערוצים, הפלטפורמות והדרכים לשיווק.
מה שאומר שסביר להניח שעם הזמן תבזבזו יותר ויותר משאבים על לנסות להישאר בקצב עם השיטות הכי עכשוויות, הכלים הכי מתקדמים ותמיד אותן פעולות קבועות שלא ישתנו לעולם.
הזמן היקר הזה שילך על שליחת המייל, עדכון הרשומה, שיחה עם הליד, שליחת החשבונית ועוד פעולות שלא משנה כמה עכשווי אתם עובדים, תמיד יחזרו על עצמן.

מה אם הייתה דרך לפשט את הדברים? לייעל את התהליכים? לבצע אותם ללא בזבוז זמן?
אמרתם נכון – אוטומציה.
ואני לא מדבר רק על המיילים.
לנסות להישאר בקצב עם מה שאתם מנסים למדוד או לטרגט יכול להיות מתיש, קשה ומזללת זמן רצינית.

כן… כנראה שאם כולנו ידענו לכתוב קוד אז רוב הבעיות היו נפתרות.
אבל תאמינו או לא, אנשים בדיוק כמוני וכמוכם, הבינו שיש עוד דרך ולא חייבים לדעת לתכנת.
אותם אנשים שהבינו את הצורך באוטומציה, בנו עבורנו כלים שיאפשרו בכמה קליקים בלבד לצור תהליכים אוטומטיים לחלוטין.

איך זה בעצם קורה?

הכלים המוצעים באינטרנט הוכנו מראש עם מגוון חיבורים המאפשרים לנו באמצעות הגדרת התנאי לפעולה (Trigger), להחליט מה תהיה התוצאה(Action).
לדוגמה, אם התנאי לפעולה הוא השארת הפרטים של הליד בדף הנחיתה, כלומר לחיצה על כפתור Submission, אז הפעולה תהיה למשוך את פרטי הליד ולפתוח כרטיס חדש בCRM ולמלא את השדות של השם, טלפון ומייל או כל פרט רלוונטי אחר שהגדרנו מראש.
פעולה זו של חיבור בין שני כלים (מבוססי אינטרנט) נקראת WEBHOOK

WEBHOOK בפיתוח אינטרנט היא שיטה של הגדרת או שינוי התנהגות של דף אינטרנט, או יישום אינטרנט, עם פקודות חוזרות ומותאמות אישית. או במילים אחרות – לגרום לשני כלים אינטרנטיים לדבר.

יש לא מעט כלים לביצוע אוטומציות ברשת, אבל אני אתמקד בשניים עיקריים שאנחנו ב CALLBOX אוהבים להשתמש ובעוד כלי נפוץ יחסית לפעולות הפשוטות יותר.

הכלי הראשון והנפוץ ביותר נקרא ZAPIER

ZAPIER הוא כלי אינטרנטי,נכתב ב Python/Django, JavaScript/React
דבר המאפשר לו "לדבר" עם אפליקציות דרך הREST API וככה לבצע שינויים לפי אפיון הTriger וה Action

בכמה מילים, REST API הוא השליח שלוקח את הבקשה שלכם ואומר למערכת מה לעשות ואז מחזיר את התגובה חזרה אליכם. אם נפשט את הנושא, דמיינו שאתם במסעדה. API הוא המלצר והמערכת איתה אתם רוצים לדבר היא המטבח. אמרתם למלצר במה אתם מעוניינים, הוא לקח את הבקשה אל המטבח והעביר את המסר בצורה שהם יבינו במה מדובר. מיד לאחר מכן מחזיר את המנה אליכם לשולחן. אבל כמו שאמרתי, רק בכמה מילים.

 

נחזור לZAPIER
כמו שאמרתי בהתחלה, אם אתם קוראים את המאמר הזה, כנראה שכתיבת קוד לא הייתה בחירתכם הראשונה, בשביל זה ZAPIER הכין מראש חיבור אוטומטי בין למעלה מאלף אפליקציות.
לטובת ביצוע האוטומציה, נבחר את האפליקציות אותן נרצה לחבר ולאחר מכן נגדיר מה הTrigger באפליקציה שיתחיל את הפעולה ואת ה Action שיקרה באפליקציה הנוספת. ZAPIER עובד בצורה ליניארית, פעולה שתפעיל פעולה שתגרום לעוד פעולה, הדבר אין סופי, נוח ופשוט להבנה. ניתן לשלב קוד ולכתוב "זאפים" משלכם אם הגעתם לחיבור ללא מוצא.

בעוד ש ZAPIER הוא מהכלים הנפוצים והמתקדמים שיש בענן, יש לו כמה חסרונות שבעיקר יבואו לידי ביטוי כאשר נרצה לבצע אוטומציות יותר מורכבות כמו ביצוע מספר פעולות במקביל.
במקרים אלו נרצה לפנות לIntegromat.

Integromat - זאפייר על סטרואידים

אינטגרומט, שקיבל את הכינוי "ZAPIER על סטרואידים" מאפשר לנו ליצור כמה פעולות במקביל, להוסיף בכל שלב תתי שלבים, ולבצע אוטומציות מורכבות יותר. כאשר נתקע עם ZAPIER, נפנה ל Integromat. ישנן אוטומציות שנדע מראש להחליט באיזה כלי עדיף לבצען, ואף אוטומציות שבפועל נבצע בIntegromat, יתחילו כTrigger של WEBHOOK מתוך ZAPIER. 
החסרון העיקרי ב Integromat , הוא העובדה ש Integromat הוא כלי יחסית "בתולי" לעומת ZAPIER 
ונמצא פחות זמן ברשת ולכן מאגר האפליקציות קטן יותר משמעותית מזה של ZAPIER. 

הכלי השלישי שעליו אדבר בקצרה הוא IFTTT

כאשר IFTTT יבוא לידי ביטוי בעיקר באוטומציות הפשוטות בשימושים יום יומים ובעיקר לצרכים אישיים.
IFTTT – ראשי תיבות של If This Then That , עובד בצורה דומה של ה Trigger ו Action כאשר נוכל לחבר רק שני כלים בלבד.
בIFTTT נקרא לתהליכי האוטומציה "applets" , ובאמצעות ממשק מאוד פשוט ונוח נבחר שתי אפליקציות ונבצע חיבור חד כיווני עם תנאי אחד לפעולה אוטומטית. היתרון המרכזי של הכלי הוא העובדה שהוא חינמי לחלוטין ומאוד פשוט לשימוש. החיסרון הוא שכנראה ה IFTTT יספק אתכם רק בדברים הבסיסיים ביותר יחסית לשאר הכלים ובעיקר לשימושים אישיים של יעול פעולות רפטטיביות בסדר היום שלכם.
מידע נוסף על הכלי תוכלו לקרוא במאמר המלא.

אבל אם ניקח כמה צעדים אחורה, נבין שאי אפשר באמת לכתוב על אוטומציה עסקית ובעזרת מאמר אחד להבין את החשיבות.
אז ריכזתי עבורכם כמה יוז קייסים מעניינים על תהליכי אוטומציה שעשינו לחלק מלקוחותינו.

חברת שליחויות מהגדולות בארץ

שהכרנו את חברת השליחויות, נוכחנו לגלות שהם דיי "מיושנים" ולא מכירים כלל את עולם האוטומציות.
לאחר שהתחלנו מהבסיס ואפיינו להם מערכת לניהול לקוחות מ0 בעזרתו של גיל חיים, מומחה בתחום, הצלחנו יחד איתם לאפיין תהליך של איך כל העסק עובד כיום, ללא אוטומציות.
עברנו שלב שלב בתהליך ויחד עם הלקוח החלטנו את מה אנחנו רוצים להפוך לאוטומטי.
לחברה היו כמה מקורות פרסום – אתר האינטרנט, כתובת המייל, טלפוניה ולינק לאפילאטורים.
לאחר מכן, רשמנו בפנינו את שאר המערכות בהם נעזרת החברה.
חשבונית ירוקה לניהול התשלומים, סולדט לניהול השליחויות, קולבוקס לניהול הטלפוניה ופאוורלינק לניהול הלקוחות.
השלב הראשון היה לחבר את כלל מקורות הלידים לתוך הפאוורלינק.
לאחר מכן נשאלה השאלה בתהליך – האם הלקוח קיים?
במידה וקיים, תוסיף ללקוח בפאוורלינק קריאת שירות נוספת. במידה ולא קיים, פתח לקוח חדש ומלא את השדות הרלוונטים – שם טלפון מייל מקור הגעה ולינק ממנו הגיע.
בנוסף, במידה והלקוח לא קיים, פתח כרטיס לקוח חדש בחשבונית ירוקה עם אותו השם בפאוורלינק (כמזהה יחודי)
עד כאן התהליך יהיה אוטומטי.
בשלב זה, על נציגי המכירות של חברת השליחויות לעדכן בסטטוס ההזמנה בפאוורלינק אם התבצעה הזמנה ולמלא את השדות הרלוונטים.
במידה וזה קורה, נשלח התראה למערכת סולדט על משלוח חדש. שלב זה כמובן באוטומציה.
מתוך מערכת סולדת מתעדכנים השליחים ומבצעים את המשלוח. לאחר שהמשלוח הגיע ליעדו, השליח שולח סמס למספר קולבוקס. ברגע שמתקבל הסמס, קולבוקס שולחת באופן אוטומטי לחלוטין התראה לפאוורלינק שמנה את סטטוס הלקוח ל"משלוח התבצע בהצלחה". לאחר מכן, נציג המכירות של חברת השליחויות מעדכן את שדות התשלום (הלקוח בחר להשאיר חלק זה ידני לצורך בקרה) ומשנה סטטוס להוצאת חשבונית.
הסטטוס יכול להשתנות לכמה ערכים – תעודת משלוח, חשבונית וחשבונית מס קבלה.
כל אחד מהסטטוסים יקבע איזה מסמך ישלח באופן אוטומטי מתוך חשבונית ירוקה ללקוח קצה.
וכך בעצם הפכנו תהליך המצריך שלושה עובדים במשרה מלאה לאוטומטי ברובו.
חשוב להבהיר שללקוח היה מאוד קשה לדעת ש"המחשב מבצע הכל בשבילו" לכן התעקש שלא כל התהליך יהיה אוטומטי וכן תהיה לו שליטה על שלב הכספים.

אוטומציה שעשינו לחברה שמוכרת קורסים אונליין בתחום משכר במניות.

הקורסים הם אמנם אונליין אך יקרים ועל כן רוב המכירות מתבצעות בשיחות טלפון ע"י אנשי מכירות. שיטת השיווק בה משתמשת החברה היא השקה, שזה אומר פרסום מסיבי במשך זמן מסויים לקראת רישום במועד ספציפי.ההרשמה היא בטופס שפרטיו נכנסים למערכת ניהול מכירות, ונציג מכירות יוצר עימם קשר. כמות הלידים היא עצומה (למעלה מ 10,000 לידים בימים ספורים) שאליהם צריכים לחזור אנשי מכירות רבים, כמה שיותר מהר.
כל אדם שמגיע לאתר\עמוד נחיתה דבר ראשון נכנס לרשימת רימרקטינג כללית, זאת על מנת שיראה פרסום שלהם גם אם הוא קורא Ynet, או צופה ב YouTube. אם אותו אדם שנמצא כרגע באתר, גלל לנקודה שהוגדרה קריטית מבחינתם, או צפה בוידאו עובר לרשימת רימרקטינג אחרת, פרסום לאנשים פוטנציאליים יותר.
אם אותו אדם מילא טופס, דיבר בצ'ט או עם בוט, או התקשר, פרטיו מוזנים במערכת ניהול לידים Freshsalesוכמובן במערכת שליחת המסרים רב מסר, מקור הליד ומזהה האנליטי שלו נשמרים גם. הנרשם הטרי יוצא מרשימת הרימרקטינג שבה היה ומועבר לאחרת הפונה ללקוחות פוטנצאליים שמלאו טופס.
במערכת FreshSales נפתח Deal עם הפרטים של הליד ונציגים המחוברים למערכת יכולים לקחת תחת חסותם את הליד. אם הנציג הצליח במשימתו ומכר לאותו ליד קורס, הוא מבצע סליקה בעמוד יעודי במערכת iCredit.
ניתן לרכוש את הקורס אונליין באתר עצמו, מי שעשה כן יגיע לשלב הזה מאחר והוא ביצע את הסליקה בעצמו. אם הסליקה הייתה מוצלחת המערכת מוציאה לאותו ליד שהפך ללקוח חשבונית מס וקבלה. במקביל FreshSales מעודכנת כי התשלום עבר בהצלחה והליד הפך ללקוח וה Deal, הפך ל Won. אם מדובר ברכישה אונליין אז נוצר Deal חדש במערכת FreshSales בסטטוס Won.
דבר נוסף קורה במקביל להוצאת החשבונית ועדכון ה FreshSales, נפתח משתמש ב WordPress עם הפרטים של אותו לקוח חדש שהפך לסטודנט, פרטים אלו נשלחים לתיבת המייל של אותו סטודנט. בנוסף ביצענו אוטומציה נוספת בתוך ה WordPress שמעדכנת את FreshSales בסטטוס ההתקדמות של אותו סטודנט.
וכך סגרנו מעגל על כל התהליך משלב הקליק על המודעה ועד שלב המכירה וניהול הלקוח.

רשת מכוני כושר

בין אם אדם הגיע מקמפיין ממומן או בצורה אורגנית, על פני כל הנכסים הדיגיטליים של רשת מכוני הכושר, הוא נמצא במעקב. כאשר אותו אדם יוצר קשר עם הרשת בשלושת האופציות הקיימות כרגע:
טופס לידים מהאתר\עמודי הנחיתה
בוט שנמצא באתר\עמודי הנחיתה\עמוד עסקי בפייסבוק
שיחת טלפון
אנו שומרים במערכת שלנו את מזהה האנליטי שלו וכן "יורים" לרשת המדיה(פייסבוק\גוגל\אחרים) שהקליק הספציפי שהביא אותו אלינו הניב את אחת משלושת אופציות יצירת הקשר. את מספר הטלפון של המתקשר או את פרטיו המלאים כאשר מדובר בטופס\בוט אנו שומרים אצלנו, וכן במערכת ניהול לידים ייחודית למשרד הפרסום של אותה רשת מכוני כושר, וכן במערכת ניהול הלקוחות של אותה רשת.
אם מדובר בשיחת טלפון, והמתקשר גלש באתר המובייל של הרשת טרם ההתקשרות הוא נשאל לאיזה סניף הוא מעוניין להגיע. תפריט קולי של המערכת שלנו שואל אם המתקשר רוצה שיחזרו אליו מאותו הסניף או שמא ירצה להעביר את השיחה ברגע זה (בהנחה שאלו שעות הפעילות) לסניף – בחירתו נשארת אצלנו במערכת ומתעדכנת בשתי המערכות נוספות. אם המתקשר גלש במחשב המערכת תציג בפניו תפריט קולי לבחירת הסניף המועדף וגם זה נשמר אצלנו במערכת.
בכל יום, לצערנו בצורה ידנית, מישהו ברשת מכוני הכושר מייצא דוח ושולח אותו לתיבת מייל ייחודית ומשם התהליך ממשיך להיות אוטומטי. רק שהדוח שיוצא הוא בפורמט של עברית שלא משתמשים כבר, אז אנחנו המרנו את הטקסט לעברית תקינה ואז אנו מעדכנים את מערכת ניהול הלידים וכן את המדיות השונות בסטטוס הטיפול. לדוגמה: בא לפגישה, מנוי שנתי, חצי שנתי, נרשם לפילטיס ועוד.
כך שכאשר משרד הפרסום נכנס לפייסבוק\גוגל, הם רואים מייד איזו מודעה\מילת מפתח הניבה אילו תוצאות ומפסיקים להשקיע במודעות שלא הרוויחו או חס וחלילה הפסידו, ושמים את התקציב רק במה שהניב עבורם את המירב.
ללקוח זה גם בנינו התממשקות ל DATA STUDIO ויצרנו 10 עמודי דוחות על פי דרישתם.

תשתף את המאמר

שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב print
שיתוף ב email

עדיין אין לכם קולבוקס?

אז תפסיקו לנחש ותתחילו למדוד!
אתם מרחק שיחת טלפון מלהבין איזה ערוץ שיווק מייצר לכם כסף ואיזה ערוץ מבזבז כסף וזמן.

סגירת תפריט